A gestão de projetos no sucesso do evento ABAV Expo 2023

A gestão de projetos desempenha um papel fundamental na organização de eventos de grande escala, como a 50ª edição da Feira ABAV (Associação Brasileira de Agências de Viagens), um dos mais significativos no setor do Turismo, que aconteceu entre os dias 27 e 29 de setembro, no Riocentro (RJ).

Anualmente, a feira reúne destinos e empresas de todo o mundo para promover o turismo. Empresas, destinos e profissionais do turismo têm a oportunidade de se conectarem, compartilharem ideias e firmarem parcerias. Isso não apenas impulsiona o crescimento e a inovação no setor, mas também movimenta significativamente a economia local e global.

Neste ano, o evento apresentou um crescimento de 30% em relação ao ano passado e teve mais de 42 mil participantes. Além dos destinos nacionais, a feira contou também com 16 destinos internacionais, de diversas partes do mundo. Foram realizadas mais de 60 capacitações no ABAV Talks, uma área destinada à troca de experiências e conhecimentos, que proporcionou uma qualificação para mais de 6 mil pessoas.

A gestão de projetos em eventos de grande porte

A gestão de projetos desempenha um papel fundamental na organização de eventos de grande porte, assegurando que todas as partes envolvidas trabalhem de forma coordenada para alcançarem os objetivos do evento e proporcionar uma experiência positiva aos participantes.

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Ela conecta várias áreas, como logística, marketing, segurança, tecnologia e hospitalidade, atuando como uma engrenagem. Desde o planejamento inicial até a execução e avaliação pós evento, a gestão de projetos garante que todas as partes funcionem em harmonia.

Por exemplo, a equipe de logística precisa garantir que as instalações estejam prontas e seguras para receber milhares de visitantes. O marketing deve criar campanhas eficazes para atrair participantes. A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão das inscrições e na criação de uma experiência digital envolvente.

A organização de feiras de grande porte, como a da ABAV, envolve várias áreas de conhecimento de gestão de projetos. Aqui estão algumas delas:

Gestão do escopo

Definição clara dos objetivos e o escopo da feira, identificando todos os elementos que serão incluídos, como os pavilhões, estandes, capacitações, palestrantes, expositores (companhias aéreas, atrações, cruzeiros, hospedagens, artesanatos, instituições financeiras, locadoras, dentre outros), locais para alimentação e atividades relacionadas.

Gestão do tempo

Desenvolvimento do cronograma detalhado todos os prazos e marcos do evento, desde o planejamento inicial até a execução e o encerramento.

Gestão de custos

Elaboração do orçamento completo e monitoramento dos gastos em todas as áreas do evento, garantindo que os recursos financeiros sejam alocados de forma eficiente.

Gestão da qualidade

Estabelecimento dos padrões de qualidade para todos os aspectos do evento, desde a montagem dos estandes até a qualidade das capacitações e palestras.

Gestão de recursos humanos

Recrutamento, treinamento e gerenciamento das equipes de trabalho, garantindo que todos os membros estejam alinhados com os objetivos do projeto.

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Gestão das comunicações:

Desenvolvimento do plano de comunicação abrangente para manter todos os stakeholders informados e envolvidos ao longo do projeto.

Gestão de riscos

Identificação dos riscos potenciais que podem afetar o sucesso do evento e desenvolvimento de estratégias para mitigá-los ou lidar com eles caso ocorram.

Gestão das aquisições

Gerenciamento das compras de serviços, equipamentos e materiais necessários para o evento, incluindo a comercialização dos estandes.

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Gestão da integração

Assegurar que todas as áreas de conhecimento mencionadas acima estejam integradas de forma eficaz para atingir os objetivos globais do projeto.

Gestão do stakeholder

Identificação, comunicação e gerenciamento das expectativas e dos interesses dos diversos stakeholders, como expositores, palestrantes, patrocinadores e participantes.

Essas áreas de conhecimento de gestão de projetos são fundamentais para o sucesso na realização do evento, garantindo que seja planejado, executado e encerrado de forma eficiente, atendendo às expectativas de todos os envolvidos.

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Implementar a gestão de projetos ajuda a maximizar a eficiência, minimizar os riscos e garantir que os objetivos do evento sejam alcançados, contribuindo significativamente para o seu sucesso.

** Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do Portal UAI.